Arbeitskosten - Wann das Finanzamt mitzahlt

Seit die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmt, stehen Beschäftigte vor neuen Fragen: Wer bezahlt die Telefonate nach Feierabend? Oder den Heim-Computer, der er auch beruflich genutzt wird? Hier erfahren Sie, wie man das Finanzamt an den Kosten beteiligt.

Nicht immer haben Arbeitnehmer, die nach dem Arbeitstag nach Hause fahren Feierabend. Manchmal sind auch von daheim berufliche Telefonate nötig. Die Arbeitnehmer können sich die Kosten dann entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen oder den anteiligen Aufwand als Werbungskosten in der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Lukrativer ist in jedem Fall der Scheck vom Chef, weil damit alle Kosten auf die Firma abgewälzt werden können.

Ausweg 1: Zweiter Anschluss
Allerdings akzeptiert das Finanzamt eine steuerfreie Erstattung nur unter bestimmten Voraussetzungen. Keine Probleme gibt es, wenn der Betrieb in den Privaträumen des Arbeitnehmers einen zweiten Anschluss installiert. Übernimmt die Firma hierfür anstandslos alle Gesprächsgebühren, bleibt die Kostenerstattung - auch für die privaten Gespräche - steuerfrei.

Wer sich keine gesonderte Dienstleitung in den eigenen vier Wänden zulegen will, muss den Umfang der dienstlichen Telefonate mindestens über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten mit Aufzeichnungen über alle beruflichen und privaten Gesprächsdaten (Telefonnummer, Gesprächspartner, Grund und Dauer des Telefonats) dokumentieren. Der Fiskus akzeptiert den ermittelten Aufteilungsschlüssel dann als Maßstab für das gesamte Jahr. Ohne diese Zettelwirtschaft darf der Brötchengeber pauschal nur 20 Prozent der monatlichen Telefonkosten, maximal aber nur 20 Euro pro Monat abgabenfrei erstatten.

Ausweg 2: Werbungskostenabzug
Beteiligt sich die Firma ganz und gar nicht an den beruflichen Gesprächskosten, bleibt als Alternative nur noch der Werbungskostenabzug. Wer nicht über jedes Gespräch "Buch führen" will, kann dem Finanzamt den beruflichen Aufwand jedoch auch hier nur mit maximal 20 Euro im Monat in Rechnung stellen. Für die berufliche Nutzung eines privat angeschafften Handys oder Autotelefons gilt gleiches. Dürfen Arbeitnehmer tagsüber in der Firma einen Internetzugang kostenlos für private Zwecke nutzen, kassiert das Finanzamt auf diesen Vorteil keine Lohnsteuer.

Auch an der privaten Anschaffung eines Computers kann man das Finanzamt beteiligen - aber nur in Höhe des beruflich erforderlichen Nutzungsanteils. Den kann man nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes vom 19.2.2004 (Az. VI R 135/01) schätzen. Die Finanzrichter geben als Richtschnur einen beruflichen Nutzungsanteil von 50 Prozent vor. Wer mehr Steuervorteile ergattern will, muss ein lückenloses "PC-Fahrtenbuch" führen und einen höheren Nutzungsanteil für den Job nachweisen.

Auch beim Computerkauf beteiligt sich das Finanzamt
Kostet der Rechner ohne Mehrwertsteuer mehr als 410 Euro, kann der berufsbedingt angefallene Anteil allerdings nicht auf einen Schlag steuerlich geltend gemacht werden. Der Kaufpreis wird auf die voraussichtliche Nutzungsdauer des Computers verteilt und wirkt sich in jedem Jahr anteilsmäßig aus. Das Finanzamt unterstellt für Computer eine dreijährige Nutzungsdauer.

Komplettanlagen mit Rechner, Monitor, Tastatur, Maus, Festplatte und CD-Rom-Laufwerk werden steuerlich als Einheit angesehen und zusammen abgeschrieben. Nur Kombigeräte wie Drucker mit zusätzlicher Fax- und Kopierfunktion dürfen separat in der Steuererklärung abgerechnet werden. Die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner, Druckerpatronen, Papier oder CD/DVD-Rohlinge können mit dem ermittelten beruflichen Anteil im Zahlungsjahr steuerlich abgerechnet werden. Das gilt auch für die Ersatzbeschaffung defekter Teile am Rechner.