Auf allen Behörden, Ämtern und auch bei Ärzten und Krankenkassen werden personenbezogene Daten gespeichert. Bei der Speicherung gibt es rechtliche Vorschriften, die beachtet werden müssen. Wenn personenbezogene Daten gespeichert werden, dürfen immer nur die Daten erfasst werden, die relevant für die entsprechende Stelle sind. Wer beispielsweise bei einer Behörde einen Ausweis beantragt oder sich als Einwohner dort meldet, darf dort nur mit seinen Adressdaten und seinen Geburtsdaten gespeichert werden. Auch Speicherungen zum Familienstand sind hier relevant. Zu Krankheiten oder persönlichen Umständen dürfen auf diesen Behörden keine Speicherungen erfolgen. Bei einer Krankenkasse dürfen die Adressdaten und die Daten zum Familienstand gespeichert werden sowie sämtliche personenbezogene Daten, die für die Krankenversicherung relevant sind, wie beispielsweise chronische Krankheiten, Vorerkrankungen und Leistungen, die seitens der Krankenversicherung gewährt wurden. Personenbezogene Daten müssen immer so gespeichert werden, dass niemand Einsicht erhält, der nicht dazu berechtigt ist. Das bedeutet, dass ausschließlich Mitarbeiter einer Behörde Einsicht in die personenbezogenen Daten erhalten dürfen.
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